Die Auswahl sowie die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Es bedarf zunächst der genauen Analyse aller vorhandenen Dokumenten- und Informationsvorgänge im Unternehmen.
Neben der Komplexität und der Ausprägung der Aufgabenstellung sind die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer DMS Software der Funktionsumfang der Software im Standard, die Flexibilität der DMS-Software, Benutzerfreundlichkeit sowie die Integration mit anderen betriebswirtschaftlich relevanten Bereichen Ihres Unternehmens.
Zur Vorbereitung gehört auch, dass Sie sich Gedanken über benötigte Funktionalitäten machen, wie
- Scannen
- Capture Texterkennung
- Archiv
- Email-Archivierung
- Dokumentenmanagement
- Dokumentensuche
- Aktenverwaltung
- Workflowmanagement
Vorbereitung der Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung:
- Erstellung eines Pflichtenheftes für das Dokumentenmanagement-System
- Definition von Arbeitsprozessen
- Definition von Zugriffsmodellen und Rechteverwaltung
- Spezifikation der Migration Ihrer Daten - welche bestehenden Daten sollen in das neue System übernommen werden
- Definition von Schnittstellen zu anderen Systemen Ihrer IT-Landschaft
- Festlegung der Einführungsstrategie
Haben Sie sich für die passende DMS-Lösung entschieden, erfolgt auf Basis der von Ihnen im Pflichtenheft festgelegten Anforderungen die technische Umsetzung und die Software wird auf Server und Clients installiert. Die Konfiguration des Systems und die genaue Anpassung an Ihre Anforderungen bestimmen anschließend das weitere Vorgehen. In der Realisierungsphase wird Ihre Lösung aus Standard und Anpassungen insgesamt konfiguriert und anschließend getestet. Parallel wird auch die Datenübernahme vorbereitet und getestet. Ihre Lösung ist fertig für die Bereitstellung und Ihre Mitarbeiter werden im Umgang mit dem neuen DMS-System geschult.